| Objet | L'hébergement et le traitement par VstreamX des Données de la Clinique afin de fournir à la Clinique DentalX, un service de gestion de cliniques dentaires. |
| Durée | La durée d'utilisation du Service par la Clinique, suivie des périodes visées à la clause 14. |
| Fréquence | Continue. |
| Nature du traitement | Collecte par les Utilisateurs de la Clinique et par les actes des patients eux-mêmes (par exemple signer un consentement ou confirmer un rendez-vous à partir d'un lien); enregistrement; organisation; structuration; conservation; chiffrement par champ; extraction; consultation; utilisation; adaptation (par exemple la rédaction par les fonctions d'IA à la demande d'un Utilisateur); transmission par courriel et WhatsApp sur instruction de la Clinique; exportation; sauvegarde et restauration; limitation; anonymisation; effacement et destruction. |
| Finalités | (1) Fournir à la Clinique les fonctions du Service : dossiers des patients et notes cliniques (y compris l'odontogramme), prise de rendez-vous, traitements et plans de traitement, radiographies et photographies, formulaires de consentement signés à l'écran, ordonnances, factures et paiements, rappels et relances par courriel et WhatsApp, rapports, inventaire et commandes de laboratoire, et rédaction et lecture assistées par l'IA. (2) Protéger le Service, y compris le contrôle d'accès, la journalisation et la réponse aux incidents. (3) Sauvegarde et reprise. (4) Soutien demandé par la Clinique. (5) Respect de la loi, conformément à la clause 3.2. |
| Catégories de Personnes concernées | (a) les patients de la Clinique, y compris les mineurs; (b) les parents, tuteurs et représentants légaux des patients; (c) les personnes à joindre en cas d'urgence; (d) les titulaires de polices d'assurance, s'ils diffèrent du patient; (e) le personnel de la Clinique, y compris les dentistes et autres professionnels de la santé, les gestionnaires et les réceptionnistes, tels qu'ils figurent dans les dossiers propres de la Clinique; (f) les professionnels référents, les laboratoires et les personnes-ressources des fournisseurs; et (g) les personnes qui correspondent avec la Clinique par l'entremise du Service. |
| Catégories de Renseignements personnels | Identification : nom, date de naissance, sexe ou genre, numéros de pièces d'identité lorsque la Clinique les inscrit (y compris les renseignements lus sur des pièces d'identité au moyen d'une lecture par IA), photographies. Coordonnées : téléphone, courriel, adresse postale, personne à joindre en cas d'urgence. Assurance : assureur, régime et renseignements sur la police. Rendez-vous : dates, heures, praticien, statut et confirmations. Renseignements financiers : factures, paiements, soldes, écritures de caisse, prix des traitements et commissions des praticiens. Communications : courriels, messages WhatsApp et fichiers envoyés par les patients, rappels et relances. Consentement et preuve de signature : textes de consentement, signatures à l'écran, nom saisi, heure, empreinte (hachage) du texte exact signé, navigateur utilisé et adresse réseau consignée avec la requête. Renseignements professionnels : noms, rôles et numéros de permis d'exercice des praticiens figurant sur les ordonnances. Piste de vérification : quel Utilisateur a fait quoi et quand, y compris l'ouverture du dossier d'un patient, les exportations, les suppressions et les modifications des dossiers de patients et de traitements. |
| Renseignements sensibles | Renseignements de santé : antécédents médicaux et dentaires, allergies, médicaments, diagnostics, odontogramme et charte parodontale, notes cliniques, plans de traitement et traitements, radiographies et photographies intrabuccales et faciales, documents, ordonnances, formulaires de consentement, ainsi que les ébauches et lectures produites par l'IA à leur sujet. Renseignements concernant des mineurs. Numéros d'identification nationaux lorsque la Clinique les inscrit. Les signatures à l'écran sont conservées sous forme d'images et ne sont pas traitées aux fins d'identifier une personne de façon unique; elles ne sont pas traitées comme des renseignements biométriques. |
| Restrictions et garanties relatives aux renseignements sensibles | Chiffrement par champ des renseignements d'identification et des antécédents, des consentements et des ordonnances (Appendice 2); accès fondé sur les rôles, les fonctions cliniques d'IA étant réservées aux propriétaires, gestionnaires et dentistes; piste de vérification; obligations de confidentialité et de secret de la clause 5; interdiction d'utilisation aux fins propres de VstreamX (clause 4). |
| Sous-traitants | Appendice 3. |
| Emplacements | Clause 13.1 et Appendice 3. |
| Conservation | Fixée par la Clinique tant que le compte est actif (clause 15). Après la fin, la clause 14 et l'Annexe nationale. |